Salas de videoconferencia que funcionan a la primera

Son las 10:00. Hay seis personas en la sala, tres conectadas desde otras oficinas y un cliente esperando. Alguien busca el adaptador, otro reinicia el computador y la pantalla dice «sin señal». A las 10:10 la reunión por fin empieza, y lo primero que se escucha desde el otro lado es: «¿Me repiten? No se escucha a los del fondo».

Una sala de videoconferencia no falla por mala suerte. Falla porque se armó con piezas sueltas: una pantalla que sobró, una cámara web, el parlante de un computador. Cuando se diseña como un sistema, para esa sala y para cómo se usa, la reunión empieza con un toque.

Problemas que resolvemos

Una sala es un sistema, no un televisor con cámara

Cámara, micrófonos, parlantes, pantalla, control y red tienen que pensarse juntos y para esa sala. Lo que funciona en una sala de cuatro personas no sirve para un directorio de dieciséis: cambian las distancias, la acústica y la cantidad de gente que tiene que verse y escucharse.

Audio: lo primero que se nota cuando falla

En una videollamada se tolera una imagen regular, pero no un audio que no se entiende. Por eso el diseño parte por el sonido: cuántos micrófonos, dónde van y cómo se evita el eco.

El eco aparece cuando la voz de los remotos sale por los parlantes de la sala, vuelve a entrar por los micrófonos y regresa a ellos con retraso. El cancelador de eco compara lo que capta el micrófono con lo que salió por los parlantes y lo resta antes de enviarlo.

La sala también suena: vidrios, muros desnudos y cielos duros hacen rebotar la voz. A veces la mejora más efectiva no es otro micrófono, sino paneles acústicos, una alfombra o una cortina.

Cámara: toda la mesa en cuadro

El ángulo de la cámara y su ubicación definen quién aparece. Va centrada, sobre o bajo la pantalla, para que las personas miren hacia ella cuando miran a los remotos. Las cámaras con encuadre automático ajustan la imagen a quienes están en la sala, y en las salas grandes, las que siguen a quien habla evitan que del otro lado se vean doce personas diminutas.

Pantalla: del tamaño de la distancia

Una regla práctica habitual en la industria audiovisual relaciona el tamaño de la imagen con la distancia de la persona más lejana: para ver rostros y presentaciones, no más de unas seis veces el alto de la imagen; para leer planillas o texto chico, unas cuatro veces. En una pantalla 16:9, el alto es aproximadamente la mitad de la diagonal.

Ejemplo: una sala mediana para 8 personas

Tomemos una sala de ejemplo de 6 × 4,5 m con una mesa para 8 personas. Las cifras son ilustrativas: en cada proyecto se miden en terreno.

• Cámara. Las personas más cercanas se sientan a 1,4 m de la pantalla y a 1,1 m del centro de la mesa. Para que entren en cuadro, la cámara necesita al menos unos 80° de ángulo horizontal: una de 90° muestra la mesa completa; una de 60° las deja fuera.
• Micrófonos. Dos micrófonos de mesa dejan a cada persona a menos de 1,2 m de uno de ellos. Si solo se usara el micrófono de la barra, los del fondo quedarían a más de 4 m.
• Pantalla. La persona más lejana queda a unos 4,2 m. Una de 65″ (0,81 m de alto) cumple para rostros y presentaciones: 6 × 0,81 ≈ 4,9 m. Si la sala se usa para revisar planillas o planos, conviene una de 86″: 4 × 1,07 ≈ 4,3 m.
• Señal. Una imagen 4K a 60 cuadros por segundo necesita cerca de 18 Gbps entre el computador y la pantalla. Si la conexión está en la mesa y la pantalla a varios metros, hay que elegir bien el cable o usar un extensor. Lo calculamos antes de canalizar.

Cisco y Google Meet, integrados a tu calendario

Trabajamos con equipos de sala Cisco y Google Meet. Primero se define la plataforma que usa tu organización y, según ella, el equipo de sala, que se integra con las reuniones y los calendarios que ya usan, aparece como un recurso que se reserva y la reunión se inicia con un toque en el panel, sin buscar enlaces ni cables.

La red también es parte de la sala. El equipo de sala va con punto de red cableado, no por WiFi; los paneles y algunos micrófonos y cámaras se alimentan por PoE, y las salas quedan en su propia red, con prioridad para la voz y el video. Como somos vendor agnostic, revisamos además qué se puede reutilizar: pantallas, canalizaciones y puntos de red.

Lista de chequeo para una sala

• Medidas y uso. Largo, ancho y alto, cuántas personas y para qué: reuniones internas, clientes, capacitación o directorio.
• Acústica. Vidrios, muros desnudos, ruido de la climatización o de la calle. Si un aplauso deja eco, la sala necesita tratamiento.
• Luz. Ventanas detrás de las personas dejan los rostros a contraluz; conviene luz pareja sobre la mesa.
• Cámara. Ángulo suficiente para la persona más cercana y ubicación centrada, sobre o bajo la pantalla.
• Micrófonos. Cada puesto cerca de un micrófono, con la cancelación de eco activa y probada.
• Pantalla. Tamaño según la distancia de la persona más lejana y a una altura que no tapen las cabezas.
• Conexión en la mesa. Pantalla compartida inalámbrica o un cable fijo con su adaptador, en una caja de mesa.
• Control. Panel táctil con la agenda de la sala para unirse con un toque.
• Red y energía. Punto de red cableado para el equipo de sala, PoE donde corresponda y enchufes en la mesa.
• Prueba y entrega. Llamada de prueba desde cada puesto, guía de uso visible y el contacto de soporte a mano.

Nuestro proceso

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   Diagnóstico y levantamiento

   Medimos la sala, revisamos acústica, luz, red, energía y canalizaciones, y conversamos con quienes la usan.

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   Diseño

   Definimos cámara, micrófonos, parlantes, pantalla y control según el tamaño y el uso, sobre el plano de la sala.

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   Implementación

   Canalizamos, montamos y conectamos coordinando con tu operación, para que la sala esté fuera de servicio el menor tiempo posible.

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   Pruebas y puesta en marcha

   Ajustamos encuadres, niveles y cancelación de eco, y hacemos llamadas de prueba desde cada puesto.

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   Documentación

   Entregamos el diagrama de conexiones, la configuración y una guía de uso para quienes ocupan la sala.

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   Soporte

   Seguimos disponibles para soporte. Si operamos tu red (Red como servicio o servicio gestionado), la sala queda integrada a nuestro sistema de gestión.

Qué cambia en tus reuniones

Para profundizar

En AISCNET Learning, nuestra plataforma de capacitación técnica, hay artículos y calculadoras gratuitas sobre estos temas:

• Video profesional: HDMI, HDBaseT y muros: cuánto pesa una señal 4K y hasta dónde llega un HDMI.
• Audio profesional: 70V, SPL y Dante: cómo se calcula el nivel que llega al oído y cómo viaja el audio por la red.
• Decibeles sin drama: la matemática justa para entender niveles de audio.
• Ancho de banda HDMI / DP: qué versión de HDMI o DisplayPort necesita tu señal.
• Muro de video: medidas, resolución y distancia de visión de un video wall.
• Distancia de proyección: dónde montar el proyector para el tamaño de imagen que buscas.
• Retardo de audio: cómo alinear parlantes repartidos en una sala grande.

En este blog:

• Megafonía por zonas para tiendas, hoteles e industrias: música y avisos con el volumen justo en cada espacio.
• Una red bien segmentada: operación, invitados, cámaras e IoT: por qué los equipos de sala van en su propia red.

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